Witziges Fundstück

Der Meeting-Calculator zeigt die Kosten eines Meetings an: Durchschnittlichen Stundensatz der Teilnehmer eingeben, starten und los geht's: Time is money! Ob's funktioniert?  http://www.bringtim.com/

Korrekte Rechnungen mit Word schreiben

Bei einem meiner Kunden prüfe ich  oft Rechnungen von Lieferanten, darunter viele frei Mitarbeiter und Einzelunternehmer. Leider kommt es immer wieder vor, dass Rechnungen falsch ausgestellt werden, doppelte Rechnungsnummern vergeben werden, etc., was jedes Mal die Zahlung verzögert. Hier zwei Tipps um dies zu verbessern, wenn Sie Ihre Rechnungen in Word schreiben:

Rechnungen numerieren:
Eine Rechnungsausgangsliste wird in jeder Software geführt; dies kann man aber auch manuell machen. Nehmen Sie eine Tabelle (am besten Excel oder eine andere Tabellenkalkulation) und fügen Sie diese Spaltenüberschriften ein: Nummer, Erstelldatum, Fällig am:, Rechnungsempfänger, Bruttobetrag. Wenn Sie einfache fortlaufende Rechnungsnummern verwenden, können Sie die Spalte mit den Nummern nach unten kopieren. So vermeiden Sie doppelte Rechnungsnummern. Sie können auch den Netto- und den Umsatzsteuer-Betrag in einer Spalte errechnen lassen, somit haben Sie gleich alle Umsätze und die Umsatzsteuer für die Umsatzsteuer-Voranmeldung automatisch errechnet. Mit Hilfe eines Filters, Teilergebnissen oder einer Pivo-Tabelle können Sie die Monatsumsätze auswerten. Fügen Sie noch eine Spalte "Bezahlt am:" ein und tragen Sie hier den Zahlungseingang ein. Somit haben Sie eine ganz einfache Offen-Posten-Liste und Zahlungseingangskontrolle.  Müssen Sie öfters mahnen, können Sie hierfür weitere Spalten einfügen - für Kleinunternehmer, die wenige Rechnungen schreiben, eine vollkommen ausreichende Übersicht.

Immer korrekte Beträge:
Fügen Sie in Ihre Word-Vorlage eine Excel-Tabelle ein, die Beträge automatisch errechnet. Von der Multiplikation von Stück oder Stunden bis zum Ausweis von Netto-, Brutto- und Umsatzsteuer-Betrag werden so die Rechnungen fehlerfrei und müssen nicht jedesmal manuell errechnet werden.

Kontakte in Outlook und Co.

In den Outlook-Kontakten  kann man  sich den gesamten Schriftverkehr mit einer Person anschauen, wenn man die Detail-Seite des Kontakts aufruft und dort die Aktivitäten anzeigen lässt. Auch eine Selektion nach verschiedenen Aktivitäten, wie nur Termine oder nur E-Mails,ist möglich. Wenn aber Ihr Kontakt eine andere E-Mail-Adresse erhält und ansonsten alles beim Alten bleibt (zum Beispiel seine Firma neue Adressen einführt), wird es etwas schwierig. Überschreiben Sie die E-Mail-Adresse in den Kontaktdaten einfach mit der neuen Adresse, ist die Historie futsch!  
TIPP:  Kopieren Sie die alte Adresse in das zweite oder dritte Feld, das für E-Mail-Adressen zur Verfügung steht. Überschreiben Sie die Haupt-Adresse mit der neuen Adresse. In der Historie wird der gesamte Schriftverkehr für beide Adressen angezeigt.
 

Bürokosmetik - den Frühling hereinholen

Draußen kommt der Frühling an, aber wir müssen im Büro sitzen! Machen Sie Ihren Schreibtisch frühlingsfit!

Zuerst gründlich aufräumen und saubermachen. Dann einen schönen Blumenstrauß in hellen Frühlingsfarben aufstellen. Vielleicht ein paar Accessoires in frischem Grün und Gelb mit einem Tupfer Rot oder Orange - das hat Einfluss auf die Stimmung und brint den Frühling ins Büro, garantiert!
 

E-Mail-Verkehr strukturieren - Die Betreffzeile

Wenn das  Mail-Aufkommen hoch ist geht oft schnell der Überblick verloren, weil die Betreffzeile nicht sinnvoll genutzt wird.

Der Betreff einer E-Mail sollte wie die Betreffzeile eines Briefes genutzt werden: Themenbezogen und aussagekräftig.  Da hier gegenüber einem Brief etwas mehr Platz zur Verfügung steht, darf er auch genutzt werden.

Das Zusammenfassen mehrerer Themen (oder Projekte etc.) ist im Fall E-Mail nicht anzuraten. Einzelne Nachrichten sind vorzuziehen, da so die Nachrichten eindeutig zuzuordnen sind. Beinhaltet eine Nachricht Informationen zu mehreren Projekten, muss kopiert und vervielfältigt werden, möglicherweise mit großen Datei-Anhängen, was die Postfächer in Firmen anschwellen lässt.

Erhalten Sie Nachrichten mit nichtssagenden Betreffzeilen, können Sie diese ändern und die Mail mit dem geänderten Betreff speichern.

Wechsel im Betreff während zusammenhängenden Korrespondenzen sind allerdings nicht zu empfehlen, da ansonsten die Suche nach E-Mails zum  gleichen Thema nicht möglich ist.

E-Mail Netiquette - Anrede und Grußformeln

 Neulich habe ich gelesen E-Mails seien wie Postkarten - eventuell für jedermann sichtbar. Dementsprechend sollen E-Mails aussehen - nämlich ordentlich und korrekt. Aber auch wenn Mails nur von einer einzigen Person gelesen werden sollte man doch dieser Person ein Mindestmaß an Höflichkeit zukommen lassen - eine korrekte Anrede und eine Grußformel.

 Die förmliche Variante der Anrede im geschäftlichen Schriftverkehr ist immer noch "Sehr geehrt....". Titel sind wie in einem Brief korrekt hinzuzufügen. Wenn das Verhältnis persönlicher ist, kann die Anrede durchaus "Hallo...." oder ähnlich lauten, angepasst an den ansonsten verwendeten Stil der Kommunikation. Ganz weglassen geht nur in ganz, ganz wenigen Ausnahmen, die dem schnellen Schriftverkehr entsprungen sind und dann doch eher Chat-Charakter haben als Schriftverkehr im herkömmlichen Sinne.

Die Schlussformel in einer geschäftlichen Mail ist gleichzusetzen mit dem Schluss eines Briefes. Bitte nehmen Sie nicht Sätze wie "Mit sonnigen Grüßen aus München" in Ihre Signatur auf. In einigen E-Mail-Programmen kann man sehr wohl sehen wo der Text aufhört und die Signatur anfängt. Und drei Schlussworte sollte Ihnen der Empfänger Ihrer Nachricht schon wert sein (außerdem sieht "Mit sonnigen Grüßen aus München" für Empfänger die auch in München wohnen und gerade Mistwetter haben dann doch ein bisschen seltsam aus).

In einer E-Mail sollte immer eine Signatur enthalten sein, in der Ihre Kontaktdaten angegeben sind. Teilweise sind gewisse Angaben für den geschäftlichen Schriftverkehr sowieso Pflichtangaben. Aber auch ohne Pflicht ist es ärgerlich, wenn unter einer Nachricht lediglich ein Name steht von dem der Empfänger nicht weiß ob es nun der Chef oder der Sekretär oder der Hausmeister eines Unternehmens ist, wo die Firma sitzt und wie man diese Person für Rückfragen telefonisch erreichen kann. Komplette Angaben machen den Alltag einfach leichter.

Informationsflut bewältigen

Gerade nach dem Urlaub wird uns immer wieder bewusst, wie viel Information in einem Büro so ankommt - und wir sehen uns ratlos vor Stapeln von Papier und E-Mails. Die Urlaubslaune ist meist sehr schnell wieder verflogen wenn der Posteingang -zig ungelesene E-Mails anzeigt.

Wie Sie schnellstmöglich mit dem Wust an Informationen fertig werden und sich wieder Ihrer Arbeit zuwenden können, können Sie in diesem Mini-E-Book lesen.
 

Bürokosmetik für die heißen Tage

Machen Sie sich den Arbeitstag trotz Hitze so angenehm wie möglich! Hier ein paar Tipps für die Hundstage:

Wenn Sie können, arbeiten Sie möglichst früh morgens. Legen Sie anstrengende Arbeiten in die Morgenstunden und Routinearbeiten in die heiße Zeit.

Trinken Sie viel - das ist wichtig bei der Hitze.  Und trinken Sie das Richtige. Kaffee in der Mittagshitze treibt Ihnen noch mehr den Schweiß aus den Adern. Viele Menschen vertragen einen starken Espresso besser. Eiskalte, kohlensäurehaltige Getränke zischen zwar so richtig, aber die Wirkung ist schnell verpufft. Ideal sind Wasser oder Tees, am besten ungesüßt (z. B. Früchtetees, eventuell mit einem Spritzer Zitrone). Ich stelle mir einen Krug mit Tee auf den Schreibitsch und lasse ihn abkühlen. In Zimmertemperatur ist er am besten verträglich.

Essen Sie nur Leichtes und nicht zu viel auf einmal. Obst, Joghurt und Quark belasten viel weniger als ein Schnitzel mit Pommes - und gesünder ist es auch noch. Oder Tomate mit Mozzarella und Basilikum - leicht und lecker!

Lüften sie möglichst frühmorgens und abends, wenn die Luft etwas kühler ist. Vielleicht kann ja auch Ihr Reinigungsdienst mithelfen und morgens oder abends kräftig durchlüften. Die guten Geister sind meist dann im Büro, wenn die Tageshitze nicht da ist. Schließen Sie in der größten Hitze die Fenster und sperren Sie die Hitze durch Jalousien aus. Jede direkte Sonneneinstrahlung heizt zusätzlich auf.

Wenn's ganz heiß ist: Kühlen Sie sich zwischendurch mal ab. Kaltes Wasser auf Armen und Beinen wirkt Wunder. Möglichst nicht ganz abtrocknen, die Verdunstungskälte kühlt nochmal ab. Handtücher, die Sie mit kaltem Wasser angefeuchtet haben, können Sie auch am Arbeitsplatz benutzen. Zu starke kurze Reize kurbeln die Durchblutung an und der Hitzeeffekt vrstärkt sich noch - verzichten Sie also lieber auf Eiswürfel und Co.

Wenn Sie keine Besuche empfangen müssen, können Sie mal die Schuhe ausziehen und die feuchten Handtücher benutzen - Füße draufstellen oder Füße und Unterschenkel feucht benetzen. Wenn der Dresscode das nicht zulässt: Feuchtes benetzen der Beine geht auch unter der Anzughose oder durch Feinstrümpfe hindurch.

Ziehen Sie leichte Kleidung an, die nicht zu eng ist. Luftig und etwas weiter ist wesentlich angenehmer. Und bringen Sie sich ein Hemd oder eine Bluse zum Wechseln mit.

Gegen Kopfschmerzen helfen oft ein paar Tropfen Minzöl auf den Schläfen und im Nacken. Vorsicht: Bitte nicht in die Augen bringen. Das Öl hat auch einen schön kühlenden Effekt.

Lassen Sie Ventilatoren nicht den ganzen Tag vor sich hin brummen und richten Sie den Wind nicht auf sich selbst. Wenn Sie den Ventilator in Richtung eines offenen Fensters stellen, bläst er heiße Luft hinaus. Vorsicht vor Verpannungen durch ständigen Luftzug.

Stellen Sie sich etwas hübsches auf den Schreibtisch, das Sie an die Freizeit oder an Ihren letzten Urlaub am Strand erinnert. Dort hat die Hitze eine ganz andere Bedeutung..... Übrigens: Helles Blau mit weiß wirkt optisch kühl.

Gönnen Sie sich ein bisschen Freizeit an einem See oder in einem Park - ohne große körperliche Aktivitäten. Lassen Sie einfach die Seele baumeln und erholen Sie sich. Verzichten Sie auf ehrgeizige Anstrengungen - das können Sie tun, wenn das Wetter wieder besser dazu passt. In München z.B. ist es im Englischen Garten an der Isar merklich kühler als in der Stadt.

Kommen Sie gut durch die heißen Tage und freuen Sie sich auf den langersehnten Sommerurlaub.

Schreibtischorganisation - Utensilio aus der Küche

Wohin bloß mit den vielerlei Kleinigkeiten die man immer wieder am Schreibtisch braucht? In den Schubladen entsteht ein wildes Durcheinander, ich wühle ständig in Kleinkram oder muss mehrere Schachteln durchsuchen bis ich endlich die Klammern für meinen Hefter gefunden habe.

Mein Tipp: Magnetleisten mit Gewürzdosen aus der Küchenabteilung! Die Dosen haben einen transparenten Deckel, so sieht man sofort den Inhalt. Darin habe ich Klammern, große Büroklammern, Radiergummi, Gummibänder und allen möglichen Kleinkram in Griffweite untergebracht. Magnete als Papierhalter ersetzen die Pinwand. Und in der Schreibtisch-Schublade ist Ordnung!

Geht in Ihrer Firma öfters mal das Material aus? - Kanban-Karten helfen!

Ärgerlich - und manchmal auch fatal und teuer, wenn profane Dinge ausgehen. Die Arbeit muss unterbrochen oder
aufgeschoben werden, des muss extra bestellt werden, es entstehen höhere Kosten und es macht Stress!

Oft kann das Kanban-System helfen. Beispiel Büromaterial: Legen Sie Mindestbestände fest. In dem Lagerfach, in dem der Vorrat gelagert wird, legen Sie über diesen Mindestbestand eine Karte oder ein Blatt, am Besten in einer auffälligen Farbe.  Die Karte beschriften Sie mit Mindestbestand, der Menge, die nachbestellt werden soll, dem Lieferanten und der Artikelnummer beim Lieferanten. Ist der Mindestbestand erreicht, gelangt man automatisch an die Karte, die einfach an den Einkäufer weitergegeben werden kann. Beim Auffüllen das wieder Einlegen der Kanban-Karte nicht vergessen.

Diess funktioniert übrigens auch in Werkstätten und Lägern mit Ersatzteilen, im Privathaushalt mit Verbrauchsmaterialien, mit Briefpapiervorräten, etc.
 

Warum es sich lohnen kann, sich um die Ablage zu kümmern

Keiner mag sich wirklich damit beschäftigen - es ist ein lästiges Übel - die Papierablage. Aber vom papierlosen Büro sind wir weit entfernt...   Oft muss viel zu lange in Ordnern und Papierbergen gesucht werden bis die richtigen Unterlagen gefunden sind.

Dabei ist die Ablage an sich (Raum und Materialien) nicht der Kostenfaktor Nummer eins, sondern die Personalkosten, die 90 % der Kosten für die Ablage verursachen. Gelegenheit genug,  um dauerhaft Kosten einzusparen.

Eine Ablagestruktur aufbauen, einen Aktenplan erstellen, eine vorhandene Ablage optimieren - ich unterstütze Sie gerne bei diesen Aufgaben. Sprechen Sie mich an.

Der Unterschied zwischen selbstständigen Bürodienstleistern und Zeitarbeitern

Ein selbstständiger Bürodienstleister ist Unternehmer und unterstützt andere Unternehmer bei ihrem Tagesgeschäft.  Er übernimmt auch einzelne Aufgaben die Unternehmen abgeben, damit sich das Stammpersonal selbst auf das Kerngeschäft konzentrieren kann.  Da Bürodienstleister in der Regel Einzelunternehmer sind können sie wesentlich flexibler reagieren und  einzelne Aufträge nach Bedarf übernehmen. Diese Flexibilität bietet kein Zeitarbeitsunternehmen - zumindest nicht mit qualifiziertem Personal in der Bürowirtschaft.
Ein Artikel zum Thema ist hier zu finden (externer Link). 

Passt Ihre Organisation noch zu Ihnen?

Gerade zum Jahreswechsel sollte man seine Organisation überdenken und checken.

Passt sie noch zu mir, zu meinem Unternehmen, zu den Aufgaben? Ist die Firma größer oder kleiner geworden, haben sich Geschäftsfelder verändert oder sind eventuell ganz neue dazugekommen oder weggefallen? Der Jahreswechsel, der für die meisten Mittelständler ja auch der Geschäftsjahreswechsel ist, ist der ideale Zeitpunkt, grundlegende Änderungen einzuführen. Etliche Akten oder Verzeichnisse werden sowieso neu angelegt, Daten und Ordner verschwinden im Archiv und in den meisten Firmen gibt es ein paar ruhigere Tage, die ideal sind für Arbeiten, für die sonst nie Zeit ist. Nehmen Sie die Gelegenheit wahr - wenn nicht jetzt - wann dann?

E-Mail Nettiquette - die Auflösung:

Die witzigste Lösungsvariante die ich erhalten habe ist: "Auch Frauen arbeiten immer kollegialer".
Eine andere: "Antwort für alle in Kürze". Tatsächlich heißt es: As Far As I Know

Also: Vermeiden Sie Stirnrunzeln bei Ihren Lesern und schreiben Sie was Sie meinen - unmissverständlich

E-Mail Nettiquette - Kennen Sie das KISS-Prinzip?
 

Keep It Short and Simple

Halten Sie geschäftliche E-Mail-Korrespondenz kurz und prägnant. Kommen Sie zügig auf den Punkt.
Vergeuden Sie Ihre und die Zeit des Empfängers nicht durch lange Ausführungen - wir alle leiden unter
der Informations- und Nachrichtenflut, die durch die eigentlich tollen Möglichkeiten der E-Mail entstanden ist.

Vergessen Sie aber bitte nicht die Höflichkeit - bei allem Zeitdruck. Die E-Mail ist ein elektronischer Brief und sollte
mit derselben Sorgfalt erstellt werden wie ein Papierdokument. Wählen Sie einen aussagekräftigen Betreff für Ihre E-Mails.

Eine vollständige Anrede und Schlussformulierung dürfen auch hier nicht fehlen. Und nicht zuletzt: Eine einigermaßen korrekte Rechtschreibung und Verzicht auf abstrakte Abkürzungen, die der Empfänger womöglich überhaupt nicht versteht.

Wissen Sie was "AFAIK" bedeutet? Schreiben sie mir! Die Auflösung gibt's demnächst hier...

Ein schönes Zitat zum Thema Büroorganisation:

"Mit den Papierbergen auf dem Schreibtisch verhält es sich wie mit den Sandsäcken eines Heißluftballons.
Die Sandsäcke halten den Korb am Boden, und erst wenn man diese über Bord wirft, gewinnt er an Höhe und Beweglichkeit"
(Frank C. Borger, dt. Trainer für Arbeitsorganisation)

Es ist tatsächlich so, dass Papierberge auf dem Schreibtisch blockieren und ablenken. Im Idealfall befindet sich nur das auf dem Schreibtisch, was gerade für die aktuelle Aufgabe benötigt wird. So stärken Sie Ihre Konzentration auf das (im Moment) Wesentliche.  Also packen Sie Ihre verschiedenen ToDo's und Akten weg, holen sie nacheinander heraus und arbeiten sie einzeln ab. Sie werden sehen ...

E-Mail-Management für den Urlaub:

Bestellen Sie sämtliche Newsletters ab bevor Sie in Urlaub fahren. Sie sparen enorm Zeit schon deshalb, weil Sie diese ganzen Mails nicht löschen müssen. Wenn Sie doch welche unbedingt sammeln möchten, legen Sie sich einen Ordner für die Newsletters an und erstellen Sie eine Regel, die diese Nachrichten automatisch dorthin verschiebt. So können Sie die Informationen lesen, wenn Sie Zeit dazu haben und blockieren Ihren Posteingang nicht.

Mal was Lustiges:
Wie die Nordlichter die Bayern sehen: http://www.ndr2.de/media/audio9204.html - Leider ist das Ziel entfernt worden - schade!

ToDo-Liste:

Für Leute mit vielen Terminen, die noch keinen Vordruck für Ihre Tagesplanung haben:

Eine Vorlage mit ToDo's, Kontakten und Notizen finden Sie hier:  

Mit der rechten Maustaste können Sie über "Ziel-speichern unter" die Datei speichern.

Outlook-Tipp:

Für wiederkehrende Aufgaben habe ich einen Serientermin angelegt. Im Termin befinden sich Links zu den Dateien, die ich für die Erledigung benötige (das spart immens Zeit). Habe ich einen Termin abgearbeitet, wird er gelöscht, die zukünftigen Termine bleiben stehen.
So werde ich jede Woche an meine ToDo's erinnert und habe leichten Zugriff auf die Dateien.

Einen Hyperlink in einen Termin einfügen (Outlook 2007):  Über Datei anfügen die Datei suchen, auswählen und im Explorerfenster unten auf den Button "Einfügen" gehen,  "als Hyperlink einfügen" auswählen.

Organisationstipp:

Oft sehe ich auf Schreibtischen einen Wust von Notizzetteln mit Telefonnummern, Passwörtern oder Aufgaben. Manchmal sind sie nicht mehr richtig zu lesen und meist sind sie nicht wirklich appetitlich. Diese Zettelwirtschaft erschwert die Arbeit!

Es gibt eine ganz einfache Lösung: Legen Sie sich einen Block zu, in den Sie alle Notizen machen, die Sie aufheben müssen. Sie können auf den Seiten das Datum notieren, so haben Sie nebenbei eine Art Arbeitsnachweis.  Blätter mit wertlosen Informationen können Sie einfach ausreißen (dafür eignen sich College-Blöcke besonders, die es in vielen verschiedenen Größen gibt).  Sie können den Block einfach mitnehmen wenn Sie unterwegs sind und haben Ihre Gesprächsnotizen etc. immer gesammelt dabei.

Haben Sie Fragen oder Anregungen?  Schicken Sie mir doch eine E-Mail - ich freue mich darüber!