Bürokosmetik für die heißen Tage

Machen Sie sich den Arbeitstag trotz Hitze so angenehm wie möglich! Hier ein paar Tipps für die Hundstage:

Wenn Sie können, arbeiten Sie möglichst früh morgens. Legen Sie anstrengende Arbeiten in die Morgenstunden und Routinearbeiten in die heiße Zeit.

Trinken Sie viel - das ist wichtig bei der Hitze.  Und trinken Sie das Richtige. Kaffee in der Mittagshitze treibt Ihnen noch mehr den Schweiß aus den Adern. Viele Menschen vertragen einen starken Espresso besser. Eiskalte, kohlensäurehaltige Getränke zischen zwar so richtig, aber die Wirkung ist schnell verpufft. Ideal sind Wasser oder Tees, am besten ungesüßt (z. B. Früchtetees, eventuell mit einem Spritzer Zitrone). Ich stelle mir einen Krug mit Tee auf den Schreibitsch und lasse ihn abkühlen. In Zimmertemperatur ist er am besten verträglich.

Essen Sie nur Leichtes und nicht zu viel auf einmal. Obst, Joghurt und Quark belasten viel weniger als ein Schnitzel mit Pommes - und gesünder ist es auch noch. Oder Tomate mit Mozzarella und Basilikum - leicht und lecker!

Lüften sie möglichst frühmorgens und abends, wenn die Luft etwas kühler ist. Vielleicht kann ja auch Ihr Reinigungsdienst mithelfen und morgens oder abends kräftig durchlüften. Die guten Geister sind meist dann im Büro, wenn die Tageshitze nicht da ist. Schließen Sie in der größten Hitze die Fenster und sperren Sie die Hitze durch Jalousien aus. Jede direkte Sonneneinstrahlung heizt zusätzlich auf.

Wenn's ganz heiß ist: Kühlen Sie sich zwischendurch mal ab. Kaltes Wasser auf Armen und Beinen wirkt Wunder. Möglichst nicht ganz abtrocknen, die Verdunstungskälte kühlt nochmal ab. Handtücher, die Sie mit kaltem Wasser angefeuchtet haben, können Sie auch am Arbeitsplatz benutzen. Zu starke kurze Reize kurbeln die Durchblutung an und der Hitzeeffekt vrstärkt sich noch - verzichten Sie also lieber auf Eiswürfel und Co.

Wenn Sie keine Besuche empfangen müssen, können Sie mal die Schuhe ausziehen und die feuchten Handtücher benutzen - Füße draufstellen oder Füße und Unterschenkel feucht benetzen. Wenn der Dresscode das nicht zulässt: Feuchtes benetzen der Beine geht auch unter der Anzughose oder durch Feinstrümpfe hindurch.

Ziehen Sie leichte Kleidung an, die nicht zu eng ist. Luftig und etwas weiter ist wesentlich angenehmer. Und bringen Sie sich ein Hemd oder eine Bluse zum Wechseln mit.

Gegen Kopfschmerzen helfen oft ein paar Tropfen Minzöl auf den Schläfen und im Nacken. Vorsicht: Bitte nicht in die Augen bringen. Das Öl hat auch einen schön kühlenden Effekt.

Lassen Sie Ventilatoren nicht den ganzen Tag vor sich hin brummen und richten Sie den Wind nicht auf sich selbst. Wenn Sie den Ventilator in Richtung eines offenen Fensters stellen, bläst er heiße Luft hinaus. Vorsicht vor Verpannungen durch ständigen Luftzug.

Stellen Sie sich etwas hübsches auf den Schreibtisch, das Sie an die Freizeit oder an Ihren letzten Urlaub am Strand erinnert. Dort hat die Hitze eine ganz andere Bedeutung..... Übrigens: Helles Blau mit weiß wirkt optisch kühl.

Gönnen Sie sich ein bisschen Freizeit an einem See oder in einem Park - ohne große körperliche Aktivitäten. Lassen Sie einfach die Seele baumeln und erholen Sie sich. Verzichten Sie auf ehrgeizige Anstrengungen - das können Sie tun, wenn das Wetter wieder besser dazu passt. In München z.B. ist es im Englischen Garten an der Isar merklich kühler als in der Stadt.

Kommen Sie gut durch die heißen Tage und freuen Sie sich auf den langersehnten Sommerurlaub.

Schreibtischorganisation - Utensilio aus der Küche

Wohin bloß mit den vielerlei Kleinigkeiten die man immer wieder am Schreibtisch braucht? In den Schubladen entsteht ein wildes Durcheinander, ich wühle ständig in Kleinkram oder muss mehrere Schachteln durchsuchen bis ich endlich die Klammern für meinen Hefter gefunden habe.

Mein Tipp: Magnetleisten mit Gewürzdosen aus der Küchenabteilung! Die Dosen haben einen transparenten Deckel, so sieht man sofort den Inhalt. Darin habe ich Klammern, große Büroklammern, Radiergummi, Gummibänder und allen möglichen Kleinkram in Griffweite untergebracht. Magnete als Papierhalter ersetzen die Pinwand. Und in der Schreibtisch-Schublade ist Ordnung!

Geht in Ihrer Firma öfters mal das Material aus? - Kanban-Karten helfen!

Ärgerlich - und manchmal auch fatal und teuer, wenn profane Dinge ausgehen. Die Arbeit muss unterbrochen oder
aufgeschoben werden, des muss extra bestellt werden, es entstehen höhere Kosten und es macht Stress!

Oft kann das Kanban-System helfen. Beispiel Büromaterial: Legen Sie Mindestbestände fest. In dem Lagerfach, in dem der Vorrat gelagert wird, legen Sie über diesen Mindestbestand eine Karte oder ein Blatt, am Besten in einer auffälligen Farbe.  Die Karte beschriften Sie mit Mindestbestand, der Menge, die nachbestellt werden soll, dem Lieferanten und der Artikelnummer beim Lieferanten. Ist der Mindestbestand erreicht, gelangt man automatisch an die Karte, die einfach an den Einkäufer weitergegeben werden kann. Beim Auffüllen das wieder Einlegen der Kanban-Karte nicht vergessen.

Diess funktioniert übrigens auch in Werkstätten und Lägern mit Ersatzteilen, im Privathaushalt mit Verbrauchsmaterialien, mit Briefpapiervorräten, etc.
 

Warum es sich lohnen kann, sich um die Ablage zu kümmern

Keiner mag sich wirklich damit beschäftigen - es ist ein lästiges Übel - die Papierablage. Aber vom papierlosen Büro sind wir weit entfernt...   Oft muss viel zu lange in Ordnern und Papierbergen gesucht werden bis die richtigen Unterlagen gefunden sind.

Dabei ist die Ablage an sich (Raum und Materialien) nicht der Kostenfaktor Nummer eins, sondern die Personalkosten, die 90 % der Kosten für die Ablage verursachen. Gelegenheit genug,  um dauerhaft Kosten einzusparen.

Eine Ablagestruktur aufbauen, einen Aktenplan erstellen, eine vorhandene Ablage optimieren - ich unterstütze Sie gerne bei diesen Aufgaben. Sprechen Sie mich an.

Der Unterschied zwischen selbstständigen Bürodienstleistern und Zeitarbeitern

Ein selbstständiger Bürodienstleister ist Unternehmer und unterstützt andere Unternehmer bei ihrem Tagesgeschäft.  Er übernimmt auch einzelne Aufgaben die Unternehmen abgeben, damit sich das Stammpersonal selbst auf das Kerngeschäft konzentrieren kann.  Da Bürodienstleister in der Regel Einzelunternehmer sind können sie wesentlich flexibler reagieren und  einzelne Aufträge nach Bedarf übernehmen. Diese Flexibilität bietet kein Zeitarbeitsunternehmen - zumindest nicht mit qualifiziertem Personal in der Bürowirtschaft.
Ein Artikel zum Thema ist hier zu finden (externer Link). 

Passt Ihre Organisation noch zu Ihnen?

Gerade zum Jahreswechsel sollte man seine Organisation überdenken und checken.

Passt sie noch zu mir, zu meinem Unternehmen, zu den Aufgaben? Ist die Firma größer oder kleiner geworden, haben sich Geschäftsfelder verändert oder sind eventuell ganz neue dazugekommen oder weggefallen? Der Jahreswechsel, der für die meisten Mittelständler ja auch der Geschäftsjahreswechsel ist, ist der ideale Zeitpunkt, grundlegende Änderungen einzuführen. Etliche Akten oder Verzeichnisse werden sowieso neu angelegt, Daten und Ordner verschwinden im Archiv und in den meisten Firmen gibt es ein paar ruhigere Tage, die ideal sind für Arbeiten, für die sonst nie Zeit ist. Nehmen Sie die Gelegenheit wahr - wenn nicht jetzt - wann dann?

E-Mail Nettiquette - die Auflösung:

Die witzigste Lösungsvariante die ich erhalten habe ist: "Auch Frauen arbeiten immer kollegialer".
Eine andere: "Antwort für alle in Kürze". Tatsächlich heißt es: As Far As I Know

Also: Vermeiden Sie Stirnrunzeln bei Ihren Lesern und schreiben Sie was Sie meinen - unmissverständlich

E-Mail Nettiquette - Kennen Sie das KISS-Prinzip?
 

Keep It Short and Simple

Halten Sie geschäftliche E-Mail-Korrespondenz kurz und prägnant. Kommen Sie zügig auf den Punkt.
Vergeuden Sie Ihre und die Zeit des Empfängers nicht durch lange Ausführungen - wir alle leiden unter
der Informations- und Nachrichtenflut, die durch die eigentlich tollen Möglichkeiten der E-Mail entstanden ist.

Vergessen Sie aber bitte nicht die Höflichkeit - bei allem Zeitdruck. Die E-Mail ist ein elektronischer Brief und sollte
mit derselben Sorgfalt erstellt werden wie ein Papierdokument. Wählen Sie einen aussagekräftigen Betreff für Ihre E-Mails.

Eine vollständige Anrede und Schlussformulierung dürfen auch hier nicht fehlen. Und nicht zuletzt: Eine einigermaßen korrekte Rechtschreibung und Verzicht auf abstrakte Abkürzungen, die der Empfänger womöglich überhaupt nicht versteht.

Wissen Sie was "AFAIK" bedeutet? Schreiben sie mir! Die Auflösung gibt's demnächst hier...

Ein schönes Zitat zum Thema Büroorganisation:

"Mit den Papierbergen auf dem Schreibtisch verhält es sich wie mit den Sandsäcken eines Heißluftballons.
Die Sandsäcke halten den Korb am Boden, und erst wenn man diese über Bord wirft, gewinnt er an Höhe und Beweglichkeit"
(Frank C. Borger, dt. Trainer für Arbeitsorganisation)

Es ist tatsächlich so, dass Papierberge auf dem Schreibtisch blockieren und ablenken. Im Idealfall befindet sich nur das auf dem Schreibtisch, was gerade für die aktuelle Aufgabe benötigt wird. So stärken Sie Ihre Konzentration auf das (im Moment) Wesentliche.  Also packen Sie Ihre verschiedenen ToDo's und Akten weg, holen sie nacheinander heraus und arbeiten sie einzeln ab. Sie werden sehen ...

E-Mail-Management für den Urlaub:

Bestellen Sie sämtliche Newsletters ab bevor Sie in Urlaub fahren. Sie sparen enorm Zeit schon deshalb, weil Sie diese ganzen Mails nicht löschen müssen. Wenn Sie doch welche unbedingt sammeln möchten, legen Sie sich einen Ordner für die Newsletters an und erstellen Sie eine Regel, die diese Nachrichten automatisch dorthin verschiebt. So können Sie die Informationen lesen, wenn Sie Zeit dazu haben und blockieren Ihren Posteingang nicht.

Mal was Lustiges:
Wie die Nordlichter die Bayern sehen: http://www.ndr2.de/media/audio9204.html - Leider ist das Ziel entfernt worden - schade!

ToDo-Liste:

Für Leute mit vielen Terminen, die noch keinen Vordruck für Ihre Tagesplanung haben:

Eine Vorlage mit ToDo's, Kontakten und Notizen finden Sie hier:  

Mit der rechten Maustaste können Sie über "Ziel-speichern unter" die Datei speichern.

Outlook-Tipp:

Für wiederkehrende Aufgaben habe ich einen Serientermin angelegt. Im Termin befinden sich Links zu den Dateien, die ich für die Erledigung benötige (das spart immens Zeit). Habe ich einen Termin abgearbeitet, wird er gelöscht, die zukünftigen Termine bleiben stehen.
So werde ich jede Woche an meine ToDo's erinnert und habe leichten Zugriff auf die Dateien.

Einen Hyperlink in einen Termin einfügen (Outlook 2007):  Über Datei anfügen die Datei suchen, auswählen und im Explorerfenster unten auf den Button "Einfügen" gehen,  "als Hyperlink einfügen" auswählen.

Organisationstipp:

Oft sehe ich auf Schreibtischen einen Wust von Notizzetteln mit Telefonnummern, Passwörtern oder Aufgaben. Manchmal sind sie nicht mehr richtig zu lesen und meist sind sie nicht wirklich appetitlich. Diese Zettelwirtschaft erschwert die Arbeit!

Es gibt eine ganz einfache Lösung: Legen Sie sich einen Block zu, in den Sie alle Notizen machen, die Sie aufheben müssen. Sie können auf den Seiten das Datum notieren, so haben Sie nebenbei eine Art Arbeitsnachweis.  Blätter mit wertlosen Informationen können Sie einfach ausreißen (dafür eignen sich College-Blöcke besonders, die es in vielen verschiedenen Größen gibt).  Sie können den Block einfach mitnehmen wenn Sie unterwegs sind und haben Ihre Gesprächsnotizen etc. immer gesammelt dabei.

Haben Sie Fragen oder Anregungen?  Schicken Sie mir doch eine E-Mail - ich freue mich darüber!